BAHASA INDONESIA 2

Surat Menyurat

- Pengertian Surat Menyurat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.[1] Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

- Sebutkan Jenis" Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1.     Tidak menggunakan kop surat

2.     Tidak ada nomor surat

3.     Salam pembuka dan penutup bervariasi

4.     Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5.     Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi^[18]:

1.     Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

2.     Ada nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

4.     Penggunaan ragam bahasa resmi

5.     Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

6.     Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

·         Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1.     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

2.     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

3.     Logo instansi/lembaga

·         Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

·         Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

·         Hal, berupa garis besar isi surat

·         Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

·         Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

·         Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

·         Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

·         Penutup surat

Penutup surat, berisi

1.     salam penutup

2.     jabatan

3.     tanda tangan

4.     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

·         Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

1.     Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

2.     Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

3.     Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

4.     Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

5.     Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6.     Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:

·         Tempat dan tanggal pembuatan surat

·         Nomor surat

·         Lampiran

·         Hal atau perihal

·         Alamat tujuan

·         Salam pembuka

·         Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1.     paragraf pembuka

2.     isi surat

3.     paragraf penutup

·         Salam penutup

·         Tanda tangan dan nama terang

- Hal" Yg Berhubungan Dengan Surat Menyurat

A. Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telahlama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar

b. Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

e. Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

f. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar

g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:
1. Siapa yang mengirim
a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.
2. aktivitas yang dikandung dalam surat, dan
3. wujud surat.

B. Susunan dan Tata Tertib Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian isi
c. paragrap penutup

C. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)

Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.

Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis
Kegiatan mempersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.
b. Membuat konsep surat
Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang masuk.
c. Pengetikan
Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat / ekspedisi
Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
f. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.

E. Pengaturan Surat Menyurat
Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu perusahaan secara teoritis.

D.1. Pengaturan Surat Masuk
Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;
1. Pemilihan pendahuluan/presorting
2. Pembukaan sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian Surat/routing
7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1. Prosedur Buku Agenda
a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok

b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).

2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.

D.2. Pengaturan Surat Keluar
Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

- Contoh" Jenis Surat

1. Surat Dinas/Resmi Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/kegiatan dinas sebuah instansi pemerintah. Pada umumnya, surat inimenggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PENELITIAN ARKEOLOGI NASIONAL BALAI ARKEOLOGI YOGYAKARTA Jalan Gedong Kuning 174, Kota Gede, Yogyakarta --------------------------------------------------------------------------------- Nomor        : 235/F9/6/N/2011                                                  5 Juni  2011 Hal             : Pemberian Bantuan Foto Benda                      Cagar Budaya                                         Yth. Kepala Suaka Peninggalan Sejarah dan Kepurbakalaan        Provinsi Jawa Tengah        di  Prambanan, Jawa Tengah Dengan hormat,      Berkenaan dengan surat Saudara Nomor 217/H/P/2011, tanggal 12 Mei 2011, dengan ini kami memberitahukan  bahwa kami bersedia menyediakan foto-foto objek benda cagar budaya Kabupaten Cilacap yang ada di Balai Arkeologi Yogyakarta untuk pameran kepurbakalaan di Kabupaten Cilacap  pada bulan Juli 2011. Foto-foto cagar budaya itu adalah: 1.    Situasi bangunan di dalam Gua Adipala, Cilacap, 2.    Situasi benteng Klingker di Pulau Nusakambangan, 3.    Situasi tiang di tengah bagian Benteng Klingker.      Atas kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, Alif Pratama surat dinas 2. Surat Dagang/Niaga Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang berisi tentang hal-hal yang berhubungan dengan penawaran/permintaan barang-barang atau berhubungan dengan kegiatan dagang. Sama halnya dengan surat dinas/resmi, surat ini juga menggunakan bahasa yang baku/resmi dan mencantumkan kop/kepala surat. PT JASA SUKSES TAHU DAN TEMPE Jalan Cikoko Barat IV, Jakarta Selatan --------------------------------------------------------------------------------- Nomor       : 153/PJS/V/11                                                         18 Mei 2011 Hal            : Penawaran Tahu dan Tempe Kepada Perkumpulan Warung Nasi Tegal Jalan Janeti Raya Nomor 34 Jakarta      Untuk  memenuhi kebutuhan warung-warung nasi tegal di daerah Jakarta akan tempe dan tahu yang bermutu tinggi, dengan ini kami memperkenalkan diri sebagai  perusahaan yang bergerak di bidang pembuatan tahu dan tempe dengan mutu baik.      Dalam memproduksi tahu dan tempe,  kami menggunakan alat-alat modern. Kami dapat menjamin mutu dan kebersihannya. Melalui surat ini, kami menawarkan dan mempersilakan Saudara  untuk mencoba produk tahu  dan tempe produksi  perusahaan kami yang akan  dikirim melalui pegawai kami. Di bawah ini kami cantumkan harga tahu dan tempe agar Saudara dapat mempertimbangkan atau membandingkan dengan harga tahu dan tempe dari perusahaan lain. Tempe kualitas A                   Rp 4.500,00 per kg Tempe kualitas B                   Rp 3.500,00 per kg Tahu kualitas A                     Rp 5.500,00 per kg Tahu kualitas B                     Rp 5.000,00 per kg      Kami melayani pesanan, baik dalam jumlah banyak maupun sedikit, dengan syarat berlangganan. Kami juga berusaha untuk memuaskan pelayanan  dengan mengirimkan  produk  yang  Saudara pesan  dengan tepat waktu. Sambil menunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, Alditama Kurniawan  surat niaga 3. Surat Pribadi Alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi yang dibuat/dikirim oleh seseorang sebagai pribadi, baik kepada perorangan yang tidak bersifat kedinasan, maupun kepada organisasi/lembaga. Pada umumnya, surat pribadi bersifat personal/tidak resmi, bebas, menggunakan bahasa sehari-hari, dan berisi masalah-masalah pribadi. Jakarta, 9 Mei 2011 Teruntuk  Azria Husna  Di tempat Assalamualaikum Wr. Wb. Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita. Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan Alyssa Haula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku. Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita  dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nanti banyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho! Sekian dulu, ya! Sampai jumpa! Sahabatmu, Afifah Wardah surat pribadi Nah, coba kamu perhatikan lagi jenis surat yang ada dalam gambar! Pasti kamu sudah bisa membantu Zahra memilih jenis surat yang akan digunakan, kan? Ya, betul. Zahra akan berkirim surat kepada Rosa menggunakan jenis surat pribadi. Sebelum kamu lebih dekat memahami surat pribadi, seperti unsur-unsur surat pribadi, kamu perlu memahami bahwa surat pribadi yang ditulis atas nama pribadi atau perseorangan dapat ditujukan kepada perseorangan secara tidak resmi ataupun instansi/lembaga yang sifatnya setengah resmi. a.            Surat pribadi yang ditujukan kepada perseorangan atau keluarga. Contoh: surat kepada teman, kakak, nenek, bibi. Jakarta, 9 Mei 2011 Teruntuk  Azria Husna  Di tempat Assalamualaikum Wr. Wb. Halo Zia, apa kabar? Sudah lama kita tidak bertemu, ya. Semenjak lulus SD, tidak ada kesempatan lagi untuk bertemu. Fi, bagaimana keadaanmu di SMP Negeri 155? Apakah kamu senang bersekolah di sana? Ya, di sana banyak teman kita. Alhamdullillah, aku di SMP Negeri 115. Aku amat senang! Walaupun hanya tiga orang dari sekolah kita yang berhasil masuk Smabel. Tapi, di sini aku banyak mendapat teman baru yang amat baik dan juga kakak-kakak kelas yang sayang pada adiknya. Apalagi dengan kakak-kakak OSIS dan MPK. Wah, aku kagum sekali dengan AlyssaHaula Syaqilla! Kalau kamu mau mendengar pengalaman ku selama di Smabel, kamu boleh menanyakannya kepadaku. Atau, main saja ke rumahku. Ngomong-ngomong, aku sangat rindu pada SD kita  dan teman-teman kita waktu SD. Apakah ada acara pertemuan atau reuni angkatan 31? Kalau tidak ada, kita buat acara sendiri saja, yuk. Undang teman-teman kelas 6A. Mumpung bulan Juni nantibanyak waktu liburan. Oh, iya kak Kahlil angkatan 30 yang pintar itu mencalonkan diri sebagai ketua OSIS lho! Sekian dulu, ya! Sampai jumpa! Sahabatmu, b.            Surat pribadi yang ditujukan kepada instansi/lembaga. Contoh: surat izin tidak masuk karena sakit, surat lamaran kerja, surat undangan mengikuti kegiatan. Denpasar, 22 Mei 2011 Yth. Ibu Wali Kelas VII.6 di SMP Muhammad Hatta Dengan hormat, Dengan surat ini, saya selaku orang tua siswa yang bernama Anastasya Nabila, kelas VII.6 memberitahukan kepada Ibu bahwa pada hari ini anak saya tidak dapat mengikuti pelajaran sebagaimana biasa karena kondisinya sedang kurang sehat. Bersama ini saya lampirkan surat keterangan hasil pemeriksaan dokter. Mengingat pekan ini adalah pekan ulangan harian kedua, saya berharap anak saya dipernankan mengikuti ulangan susulan di hari lain apabila kesehatannya sudah membaik. Atas perhatian dan kebijaksanaan Ibu, saya mengucapkan terima kasih. Hormat saya, Adli Riandi Hasan

 SUMBER:

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://wiharsono.wordpress.com/2011/02/28/arti-surat-menyurat/

 http://likin-sam.blogspot.com/2013/04/jenis-surat-beserta-contohnya.html